Hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử
Phòng khám dùng tài khoản hóa đơn điện tử của chính mình: MISA meInvoice, Viettel S-Invoice hoặc FPT.eInvoice. Với mỗi phiếu đã thanh toán đủ, Clinic Hub chuẩn bị hóa đơn cho tiền khám. Bạn kiểm tra và xác nhận. Sau đó nhà cung cấp ký hóa đơn và gửi cơ quan thuế.
Xem cách làm
Đoạn minh họa chạy lại các bước bên dưới trên dữ liệu mẫu.
Minh họa động: Xuất hóa đơn điện tử từ phiếu đã thu. Các bước được liệt kê kèm theo.
Bước 1/4Mở phiếu đã thanh toán
Cách hoạt động
- 1Phiếu đã thanh toán đủ
- 2Bạn kiểm tra hóa đơn và xác nhận
- 3Nhà cung cấp ký bằng chữ ký số từ xa của phòng khám
- 4Nhà cung cấp gửi hóa đơn đến cơ quan thuế
Clinic Hub không kết nối trực tiếp với cơ quan thuế. Clinic Hub chỉ gửi hóa đơn đến tài khoản nhà cung cấp của chính phòng khám.
Trước khi bắt đầu: chuẩn bị với nhà cung cấp
- 1
Hợp đồng hóa đơn điện tử
Đăng ký với MISA meInvoice, Viettel S-Invoice hoặc FPT.eInvoice. Nếu phòng khám đã xuất hóa đơn điện tử với một trong ba nhà cung cấp này, hãy dùng tài khoản đó.
- 2
Đăng ký sử dụng với cơ quan thuế
Phòng khám phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Nhà cung cấp thường hỗ trợ bạn làm tờ khai này.
- 3
Chữ ký số từ xa (HSM)
Nhà cung cấp ký từng hóa đơn trên máy chủ của họ bằng chữ ký này. Chỉ có USB token thì không đủ cho hóa đơn gửi từ Clinic Hub.
- 4
Ký hiệu hóa đơn
Ví dụ C26TAA. Viettel còn cấp mẫu số, ví dụ 2/001. Nhập đúng như đã đăng ký.
- 5
Tên đăng nhập và mật khẩu API
Đây là tài khoản dành cho phần mềm kết nối, không phải tài khoản đăng nhập web thông thường. Hãy đề nghị nhà cung cấp mở quyền API. MISA còn cấp thêm App ID.
- 6
Tài khoản thử nghiệm
Hãy xin tài khoản thử nghiệm trước. Bạn có thể thử toàn bộ quy trình mà không tạo hóa đơn thật.
Thông tin cần nhập cho từng nhà cung cấp
- MISA meInvoiceMã số thuế phòng khám · Ký hiệu, ví dụ 2C26TAA · Tên đăng nhập và mật khẩu API · App ID của MISA (nếu biểu mẫu cho phép để trống thì dùng App ID của Clinic Hub)Thử nghiệm và chính thức
- Viettel S-InvoiceMã số thuế phòng khám · Mẫu số, ví dụ 2/001 · Ký hiệu, ví dụ C26TAA · Tên đăng nhập và mật khẩu APIThử nghiệm và chính thức
- FPT.eInvoiceMã số thuế phòng khám · Mẫu số, ví dụ 2 (không bắt buộc) · Ký hiệu, ví dụ C26TAA · Tên đăng nhập API, thường là mã số thuế + "." + tài khoản · Mật khẩuHiện chỉ thử nghiệm
Thiết lập kết nối (một lần, do chủ phòng khám làm)
- 1
Mở Cài đặt → Hóa đơn điện tử
Chỉ chủ phòng khám, hoặc thành viên có quyền sửa Cài đặt, mở được trang này.
- 2
Chọn nhà cung cấp và môi trường Thử nghiệm
Luôn bắt đầu ở môi trường Thử nghiệm với tài khoản thử nghiệm.
- 3
Chọn loại hóa đơn
Hộ kinh doanh và doanh nghiệp theo phương pháp trực tiếp dùng hóa đơn bán hàng. Hỏi kế toán nếu bạn chưa chắc.
- 4
Nhập mã số thuế và ký hiệu
Với Viettel, nhập thêm mẫu số. Với FPT, có thể nhập mẫu số. Thông tin phải khớp với tài khoản nhà cung cấp.
- 5
Nhập tên đăng nhập và mật khẩu API
Với MISA, nhập thêm App ID. Clinic Hub lưu mật khẩu đã mã hóa và không bao giờ hiển thị lại.
- 6
Kiểm tra dòng hàng
Tên mặc định là "Phí khám bệnh", đơn vị tính là "Lần". Đổi lại nếu tài khoản nhà cung cấp dùng tên khác.
- 7
Lưu, rồi bấm Thử đăng nhập
Bước này chỉ đăng nhập vào nhà cung cấp. Không gửi dữ liệu bệnh nhân nào.
- 8
Xuất thử một hóa đơn
Dùng một phiếu đã thanh toán. Sau đó mở trang thử nghiệm của nhà cung cấp để kiểm tra hóa đơn.
- 9
Chuyển sang Chính thức
Chỉ làm khi hóa đơn thử đã đúng. Nhập tên đăng nhập và mật khẩu của tài khoản chính thức, rồi bấm Thử đăng nhập lại. Phòng khám chưa được duyệt dùng cho bệnh nhân thật chỉ dùng được Thử nghiệm.
Xuất hóa đơn điện tử từ một phiếu
- 1
Thu đủ tiền
Phiếu phải thanh toán đủ, có tính phí và có tiền khám lớn hơn 0.
- 2
Mở phiếu
Tìm khung Hóa đơn điện tử và bấm Xuất hóa đơn điện tử.
- 3
Kiểm tra người mua
Clinic Hub điền sẵn tên và địa chỉ từ phiếu. Bạn có thể chọn "Người mua không lấy hóa đơn", thêm tên công ty và mã số thuế, hoặc thêm email.
- 4
Kiểm tra hóa đơn và xác nhận
Hộp thoại hiển thị một dòng tiền khám, "Không chịu thuế (KCT)", số tiền và nơi nhận (nhà cung cấp và môi trường Thử nghiệm hoặc Chính thức).
- 5
Xem kết quả
Khung hiển thị số hóa đơn, ký hiệu và mã tra cứu. Nếu thấy "Chờ cấp số", hãy bấm Làm mới trạng thái sau ít phút.
- 6
Gửi hóa đơn cho người mua
Bấm Tải hóa đơn để lấy tệp PDF. Với FPT, nút này mở trang tra cứu của FPT. Nếu bạn đã nhập email, nhà cung cấp cũng gửi hóa đơn qua email.
Cần biết
Chỉ có tiền khám
Mỗi hóa đơn có một dòng: tiền khám. Thuốc không bao giờ có trên hóa đơn, vì giá thuốc trong Clinic Hub chỉ để tham khảo.
Thử lại không tạo hóa đơn trùng
Khi thử lại, Clinic Hub dùng cùng một mã tham chiếu cho phiếu. Nhà cung cấp không thể tạo hóa đơn thứ hai cho phiếu đó.
Điều chỉnh hóa đơn
Clinic Hub không hủy hay sửa được hóa đơn. Hãy lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế trên trang của nhà cung cấp.
Clinic Hub gửi những gì
Tên và địa chỉ người mua (không gửi gì nếu người mua không lấy hóa đơn), tên công ty, mã số thuế và email nếu có, dòng hàng và số tiền. Không bao giờ gửi chẩn đoán, thuốc hay số điện thoại.
Ai được xuất hóa đơn
Thành viên có quyền sửa phiếu và xem được tiền khám, thanh toán và thông tin bệnh nhân. Mỗi lần gửi và tải đều được ghi vào nhật ký hoạt động.
Tạm dừng mà không ngắt kết nối
Tắt "Cho phép xuất hóa đơn điện tử" trong Cài đặt. Clinic Hub vẫn giữ tài khoản đã lưu.
Khi gặp lỗi
- Đăng nhập thất bại
- Dùng tên đăng nhập và mật khẩu API, không dùng tài khoản đăng nhập web. Kiểm tra môi trường: tài khoản thử nghiệm chỉ dùng được ở Thử nghiệm.
- Nhà cung cấp từ chối hóa đơn
- Đọc lý do của nhà cung cấp bên dưới thông báo. Thường là ký hiệu, mẫu số hoặc mã số thuế không khớp với tài khoản nhà cung cấp.
- Nhà cung cấp không phản hồi
- Chờ vài phút rồi bấm Thử lại. Thử lại không thể tạo hóa đơn thứ hai.
- Chờ cấp số
- Nhà cung cấp đã nhận hóa đơn. Bấm Làm mới trạng thái sau ít phút.
- Trang báo chưa lưu được mật khẩu nhà cung cấp
- Máy chủ chưa bật lưu trữ an toàn. Vui lòng liên hệ hỗ trợ Clinic Hub.
- Không thấy nút Xuất hóa đơn điện tử
- Kiểm tra phiếu đã thanh toán đủ và có tiền khám, và hóa đơn điện tử đang bật trong Cài đặt.
Vẫn cần hỗ trợ?
Gửi email cho đội hỗ trợ, chúng tôi sẽ phản hồi bạn.